Afin de permettre un contrôle de l’administration fiscale, les livres, registres, documents comptables et pièces justificatives des opérations réalisées par les entreprises doivent, en principe, être conservés pendant 6 ans. À ce titre, les factures qu’elles émettent ou reçoivent doivent normalement être gardées sous leur forme d’origine. Une tolérance existe néanmoins pour les factures électroniques, lesquelles doivent être conservées sur un support informatique pendant 3 ans, puis sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.
Modalités de numérisation
Les modalités de numérisation que les entreprises doivent respecter ont été fixées par arrêté. Cette numérisation doit notamment garantir la reproduction des factures à l’identique, en tant que copie conforme à l’original en image et en contenu. Elle doit aussi reproduire les couleurs à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Aucun dispositif de traitements sur l’image n’étant accepté. La numérisation doit également s’opérer sans perte en cas de recours à la compression de fichier.